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Eメールに振り回されないための5つの方法

最近、メールの受信箱に、重要ではないメールが多く来るようになって、こりゃーどうにかしなきゃいかんと思い、改善プロジェクトに手をつけました。

ほんと、ちょっと気を抜くと受信箱にたくさんのメールが入ってくるんですよね。メルマガ、MixiやAmazonなどからのお知らせメール、何かを購入した時のレシート、ブログにコメントがついた時のお知らせなどなど…。他にもリクナビとかキャリアクロスとかの求人のお知らせも…。

なんとなく受信しているメールがなんと多いことか!

最近は、そんな読まないのに受信しているメールの処理に時間をとられ、重要な家族や友達からのメールの返信が後回しになってました。

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これではいかんということで、僕が大好きなブログ「Zen Habits」を運営するレオ・バボータさんの「減らす技術」という本を参考にしながら、今週一週間はメールとの付き合い方を徹底的に見直すことにしました。

以下、僕が今週行った5つの作業です。

1.受信トレイを減らす
Hotmail、yahoo mail、Gmail、MobileMe、mixiメールなどなど、いろいろなメールアカウントを持っていましたが、Gmailだけを使うことにしました。他のメールアドレスに届くメールはすべてGmailに転送する設定にしました。仕事用はさすがにプライベートとは一緒にしたくなかったので、それだけは別。なので、僕がチェックしなければいけない受信箱は2つだけ。これ以上はもう増やしたくないですね。

2.受信トレイを完全に空にする
受信トレイに入っていたメールを削除、またはフォルダーに振り分けてすべて空にしました。この時、購読していたメルマガや、お知らせなどはすべて購読解除しました。一週間に一回とか、一ヶ月に一回送られてくる設定になっているメールもあるので、数日かけてじっくりと購読解除していきました。これで、受信箱はスッカラカン!この調子で、毎日空にしていければと思っています。

3.Eメールのチェック回数を減らす
最近は暇さえあればメールチェックというのが癖になっていて、それによって仕事が中断されたり、集中力が切れてしまったり、その流れでウェブサーフィンを始めてしまったりしてました…。なので、メールのチェック回数を制限することにしました。朝、昼、夜、の三回だけ。そしてメールチェックした時には、確実にメールの返信などの処理をすることにしました。ほんとは二回とかにしたいんですけど、とりあえずこれで様子をみようと思います。

4.朝一番にメールをチェックしない
これ、僕の中では超重要です。朝一番にメールチェックすると、そのメール処理だけで疲れてしまい一日が台無しになってしまうなんてことがよくあります。メール処理だけでお昼ご飯の時間になっちゃうみたいな…。なので、朝起きたらまずパソコンを使わない仕事をしたり、一日のスケジュールをノートを使って立てたりすることにしました。頭がスッキリしている朝は、できるだけ創造的な作業に使えればと思います。

5.文章の量を減らす
僕、結構気合い入れてメール書いちゃうんですよね。これもメール処理で疲れてしまう大きな原因。長くなるなら電話で話した方が早い場合もあるので、そういった時は電話することにしました。具体的な長さとしては5文程度にすることにしました。Twitterもそうですけど、短い制限があれば、その中でなんとか伝えようとできるもんなんですよね。

以上、しばらくこの五原則を常に考えてメールと付き合っていければと思います。

こうやって減らしたほうが、逆に一回一回のメールチェックに気合いが入る気がするんですよね。今まではなーんとなくメールを開いては、来たメールを読んでそのまま残しておくことが多かったので、これからは改善していけたらと思います。

他にも、インターネットの時間や、RSSリーダーで購読してるブログの数など、減らしたいことがたくさんあります。ともかく、一つずつ取り組んで改善していけたらと思います。

パソコンからもっと自由になって、外で楽しむ時間を増やします!

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  • HARRY
    11/30/2009 at 2:50 PM

    お久しぶりです!ミシガンも結構寒くなって来ましたよ
    まったく同じ状況に陥っていたのでどうしようと思っていました。

    特に朝イチメールをチェックしないっていうのには同感です!
    ほんと下手したらそれだけで午前中が終わってしまいますからね・・・

    文章をなるべく短くすることはいつも気をつけてますね
    昔英会話の先生から「KEEP IT SIMPLE」と言われたのを思い出しながら
    要点だけをできる限り箇条書きで分かりやすくしています・・・

    今日のこのブログはプリントアウトしておこうかな。

  • shinya
    11/30/2009 at 8:42 PM

    コメントありがとう。あれ、ミシガンに戻ったんだっけ?

    メールは本当にやっかいですよね。今まではあまりに無意識にメールと付き合っていたので、ここらで見直してみようと思ってます。

    Harry氏はやっぱり英語のやりとりが多いんだよね?なんかアメリカの人、メールの返事短かい傾向にない?なんか一言で終わらせたり。

    僕もそうしたいんだけど、なかなかそこまでできないんだよね。

  • HARRY
    12/05/2009 at 1:28 AM

    あっ、申し遅れました。ただいま2か月限定の出張でミシガンに舞い戻って来ているんです。日本に帰って転職したんですよ。
    クリスマス直前までこちらで働いています。そして今はカナダに出張中です。

    会社が外資系の自動車部品サプライヤーなのでメールのやり取りは英語が基本ですね。
    アメリカ人のメールって「えっ?それだけ?」ってくらいのがよくありますよ

    ついついこちらが気合いを入れて打つ分たまに肩透かしの感がいなめませんね・・・
    でもみんな同じようにシンプルなやり取りをしているならそちらの方がいいのかもしれませんよ

  • shinya
    12/05/2009 at 8:51 PM

    おお、そうだったそうだった。転職したんだね。そして、またミシガンとは!
    きっとすでに寒いことでしょう。

    やっぱりアメリカ人とのやりとりは簡潔なことが多いんだね。添付ファイルだけで、文がない時とかもあるからね。ははは。確かに、メールってやりとりを早くするためのツールだし、あんまり時間かけてメール書いちゃうと、本末転倒っていう感じもあるからね。

    カナダでの出張とのこと。トロントかな?
    道中気を付けてくださいね!